Cosa Devi Sapere per Evitare Sanzioni

Le imprese che non rispettano le regole sulla conservazione dei metadati delle e-mail aziendali possono incorrere in gravi sanzioni. Secondo il provvedimento del Garante della privacy n. 364 del 6 giugno 2024, i metadati delle e-mail assegnate ai lavoratori devono essere conservati per un massimo di 21 giorni. Se il datore di lavoro desidera conservare questi dati per un periodo più lungo, deve ottenere un accordo sindacale o un’autorizzazione dall’Ispettorato nazionale del lavoro.

Se non si rispettano queste norme, le aziende possono essere sanzionate per violazione del GDPR (Regolamento UE n. 2016/679) e per violazione dell’articolo 4 della legge 300/1970. Le sanzioni possono includere sia penali amministrative che pecuniarie. Questo significa che le imprese rischiano multe significative e possibili azioni legali se non adeguano le loro pratiche di conservazione dei metadati alle normative vigenti.

La regolamentazione del GDPR sulle e-mail aziendali

Il GDPR (General Data Protection Regulation) è un regolamento dell’Unione Europea che mira a proteggere i dati personali dei cittadini dell’UE. Stabilisce norme precise su come i dati devono essere raccolti, conservati e gestiti dalle organizzazioni. Tra queste vi è la limitazione del tempo di conservazione dei dati personali. Nel contesto delle e-mail aziendali, questo significa che i metadati, come gli indirizzi e-mail, gli orari di invio e ricezione, e gli indirizzi IP, devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario, ovvero non oltre 21 giorni, salvo diverse autorizzazioni.

Il problema principale per le aziende è adeguarsi a questa regolamentazione senza compromettere le loro operazioni quotidiane. Molte imprese, infatti, hanno l’abitudine di conservare i dati per periodi più lunghi per ragioni di sicurezza, di analisi o di conformità ad altre normative. Tuttavia, non rispettare il termine dei 21 giorni può esporre le aziende a controlli e sanzioni da parte del Garante della privacy.

Ma cosa sono i metadati?

Le e-mail aziendali contengono non solo il testo che scriviamo, ma anche una serie di informazioni nascoste chiamate “metadati”. Questi metadati includono informazioni come chi ha inviato l’e-mail, a chi è stata inviata, a che ora, e altri dettagli tecnici. Per proteggere la privacy dei lavoratori, il Garante della privacy ha deciso che questi metadati possono essere conservati solo per 21 giorni, a meno che non ci sia un accordo specifico con i sindacati o un permesso speciale.

Se un’azienda non rispetta questa regola, rischia di essere multata. Le multe possono essere molto pesanti e possono arrivare sia dal Garante della privacy che da altre autorità legali.

Come devono comportarsi le imprese

Le aziende devono prendere diverse misure per assicurarsi di rispettare queste regole:

  • Controllare i propri sistemi: verificare che i sistemi di posta elettronica siano configurati per cancellare automaticamente i metadati dopo 21 giorni;
  • Accordi sindacali o autorizzazioni: se c’è bisogno di conservare i dati più a lungo, le imprese devono negoziare un accordo con i sindacati o ottenere un’autorizzazione dall’Ispettorato del lavoro;
  • Verifica dei fornitori: se utilizzano servizi di terze parti, devono assicurarsi che anche questi rispettino le stesse regole;
  • Documentazione e trasparenza: ossia documentazione delle loro pratiche di conservazione dei dati e informare chiaramente i dipendenti su come vengono gestiti i loro dati.

Tutto questo attraverso la consulenza dei professionisti della privacy e l’ottenimento di certificazioni aziendali come la  ISO 27001.

Scopri di più

Attenzione anche ai contenuti delle e-mail aziendali

Oltre ai metadati, anche i contenuti delle e-mail devono essere gestiti con attenzione. Le aziende devono stabilire dei periodi di conservazione anche per i messaggi stessi e i loro allegati, in linea con gli obblighi legali e di conformità. Questo significa creare regole chiare su quanto tempo conservare le e-mail e assicurarsi di avere strumenti adeguati a rispettare queste regole.

In sintesi, le imprese devono essere molto attente a come gestiscono i dati delle e-mail aziendali. Rispettare le regole sulla conservazione dei metadati e dei contenuti delle e-mail non è solo una questione di conformità legale, ma anche di protezione della privacy dei dipendenti. Adottare buone pratiche e essere trasparenti può aiutare a evitare sanzioni e a mantenere la fiducia dei lavoratori.

Hai bisogno di aiuto? Chiedi una consulenza ai nostri esperti che sapranno guidarti al sicuro da rischi e sanzioni.